Používateľská dokumentácia

Vitajte v InvoiceHD, vašom automatizovanom riešení pre fakturáciu.

InvoiceHD je navrhnutý tak, aby vás zbavil starostí s ručným zadávaním údajov a správou faktúr. Náš softvér dokáže automaticky skenovať vaše e-mailové schránky, identifikovať správy obsahujúce faktúry a extrahovať len relevantné doklady. Následne automaticky extrahuje kľúčové informácie z vašich PDF faktúr – ako sú údaje o dodávateľovi, sumy, sadzby dane a dátumy splatnosti – pomocou pokročilých nástrojov na spracovanie.

Ako vám InvoiceHD pomáha:

• Šetrí čas: Už žiadne ručné prepisovanie. Faktúry sa automaticky spracujú hneď, ako dorazia do vášho e-mailu alebo ich nahráte.
• Znižuje chybovosť: Automatizovaná extrakcia minimalizuje ľudské chyby v účtovných údajoch.
• Centralizovaná správa: Majte všetky svoje faktúry z rôznych spoločností a e-mailových účtov na jednom vyhľadateľnom mieste.
• Jednoduchá integrácia: Exportujte údaje vo formáte ISDOC pre váš účtovný softvér alebo použite naše robustné API na prepojenie s vašimi vlastnými systémami.
• Udržuje poriadok: Sledujte stav každej faktúry a nikdy nezmeškajte dátum splatnosti.

Začíname

Ak chcete začať používať InvoiceHD, musíte sa prihlásiť pomocou svojho Google alebo Microsoft účtu. Po prihlásení môžete spravovať svoje spoločnosti, IMAP účty a faktúry.

Správa spoločností

Pod svojím účtom môžete spravovať viacero spoločností.

1. Pridať spoločnosť: Prejdite do sekcie „Moje spoločnosti“ a kliknite na tlačidlo „Pridať spoločnosť“. Zadajte názov spoločnosti a jej IČO.
2. Odstrániť spoločnosť: Kliknite na ikonu „❌“ vedľa názvu spoločnosti v zozname.

IMAP účty a automatizácia

InvoiceHD dokáže automaticky spracovávať faktúry z vášho e-mailu.

1. Pridať IMAP účet: Pripojte svoj e-mail zadaním IMAP servera, portu a prihlasovacích údajov.
2. Konfigurácia priečinkov: Po pridaní účtu môžete vybrať, ktoré priečinky sa majú skenovať na faktúry. InvoiceHD je dostatočne inteligentný na to, aby prefiltroval vaše e-maily a extrahoval len skutočné faktúry.
3. Automatické spracovanie: Systém bude pravidelne kontrolovať vybrané priečinky, extrahovať faktúry z e-mailov a pridávať ich do vášho zoznamu faktúr.
   • Interval: Schránky sa neskenujú okamžite po prijatí e-mailu. Schránky sa skenujú každých 30 minút.
   • Dávkovanie: Aby sa zabezpečila stabilita systému, e-maily sa spracovávajú v dávkach po 10 faktúr na jedno skenovanie. Ak máte veľa nových faktúr, spracujú sa postupne počas niekoľkých intervalov.

Heslo k Vašemu IMAP účtu je šifrované (AES-256) v našej DB.

Automatické e-mailové schránky

Každý účet a každá spoločnosť v InvoiceHD má priradenú vlastnú e-mailovú adresu (schránku).

1. Osobná schránka:
   • Adresu svojej osobnej schránky nájdete v menu Zdroje (Sources).
   • Akýkoľvek e-mail preposlaný alebo zaslaný na túto adresu (vami alebo vaším zákazníkom) bude automaticky spracovaný a nájdené faktúry budú pridané do vášho účtu.
2. Schránky spoločností:
   • Každá spoločnosť, ktorú si vytvoríte, získa tiež svoju unikátnu e-mailovú schránku.
   • Tieto adresy nájdete v menu Zdroje (Sources) v zozname vašich spoločností.
   • Používanie schránok konkrétnych spoločností vám pomôže udržať si faktúry usporiadané podľa firiem už od momentu ich prijatia.

Správa faktúr

Hlavný panel poskytuje prehľad o všetkých vašich faktúrach.

1. Nahrať faktúry: Faktúry v PDF môžete nahrať manuálne pomocou oblasti na nahrávanie.
2. Zobrazenie a vyhľadávanie: Pomocou vyhľadávacieho panela vyhľadajte konkrétne faktúry podľa obsahu.
3. Stiahnuť: Faktúry si môžete stiahnuť v pôvodnom formáte alebo ako ISDOC (Information System Document) pre jednoduchý import do účtovného softvéru.
4. Metadáta: Kliknutím na faktúru zobrazíte extrahované metadáta, ako je celková suma, DPH a údaje o dodávateľovi.
5. Status: Faktúry môžu byť označené ako spracované alebo nespracované, čo vám pomôže udržať si prehľad v účtovníctve.

Zdieľanie faktúr

Svojim faktúram môžete udeliť prístup len na čítanie ďalším osobám, napríklad svojmu účtovníkovi, bez toho, aby ste im museli poskytnúť plný prístup k vášmu účtu.

1. Zdieľanie konkrétnej spoločnosti:
   • Prejdite do sekcie „Moje spoločnosti“.
   • Pri každej spoločnosti nájdete odkaz „Zdieľať prístup“.
   • Tento odkaz môžete skopírovať a poslať svojmu účtovníkovi. Umožní mu to prístup len k faktúram danej spoločnosti.
2. Globálne zdieľanie:
   • Vo svojom profile alebo nastaveniach zdieľania nájdete odkaz na zdieľanie prístupu ku všetkým vašim faktúram vo všetkých spoločnostiach.
3. Bezpečnosť a resetovanie:
   • Ktokoľvek s odkazom môže vidieť faktúry.
   • Ak chcete prístup zrušiť, kliknite na ikonu „Resetovať“ (🔄) vedľa odkazu na zdieľanie. Týmto sa zneplatní starý odkaz a vygeneruje sa nový.

API Integrácia

Pre pokročilých používateľov poskytuje InvoiceHD REST API na automatizáciu spracovania faktúr.

1. API Príručka: Podrobnú dokumentáciu všetkých koncových bodov, autentifikácie a príklady nájdete v našej Dokumentácii API.
2. API Kľúče: Svoje API kľúče môžete spravovať v sekcii API kľúče vo vašom profile.

Cenník a predplatné

Navštívte stránku Cenník, kde nájdete dostupné plány. Niektoré funkcie môžu byť obmedzené v závislosti od úrovne vášho predplatného.

Podpora

Ak máte akékoľvek otázky alebo narazíte na problémy, pozrite si túto dokumentáciu alebo kontaktujte náš tím podpory.